Software für die Pflegedokumentation

SIS-Software für ambulante Pflegedienste: Worauf es ankommt

Von Jonas Jahrke · Stand: 22. August 2026

Die Strukturierte Informationssammlung von Hand zu schreiben kostet erfahrene Fachkräfte je nach Fall ein bis zwei Stunden – nach einer vollen Tour. Software kann diesen Aufwand deutlich senken. Aber nicht jede Lösung passt zu einem ambulanten Pflegedienst, und beim Datenschutz trennt sich die Spreu vom Weizen. Diese Seite zeigt, worauf Sie bei der Auswahl achten sollten – und wie Dokuna diese Kriterien löst.

Was eine SIS-Software leisten muss

Eine gute SIS-Software bildet das Strukturmodell vollständig ab, statt nur ein Textfeld pro Themenfeld anzubieten:

• Geführte Erfassung aller sechs Themenfelder – damit nichts vergessen wird und alles am richtigen Platz landet. Die Grundlagen erklärt der Ratgeber Was ist die SIS?
• Die Eingangsfrage im Originalton – die Sicht der pflegebedürftigen Person gehört unverfälscht in die SIS, nicht in Fachsprache übersetzt.
• Risikomatrix im Abgleich mit den Themenfeldern – jedes Kreuz braucht eine Begründung im Text, jede beschriebene Gefährdung ihr Kreuz. Genau hier entstehen die häufigsten Prüffeststellungen.
• Individuelle Formulierungen statt Textbausteine – die EinSTEP-Unterlagen warnen ausdrücklich vor vorgefertigten Bausteinen. Eine Software muss aus den konkreten Angaben zur Person formulieren, nicht aus einer Konservendose.
• Den Weg zur Maßnahmenplanung – der eigentliche Zeitfresser ist nicht die SIS allein, sondern der konsistente Maßnahmenplan daraus. Wenn die Software diesen Schritt nicht kann, bleibt die halbe Arbeit liegen.

Cloud oder lokal? Die Datenschutzfrage

Klientendaten in der Pflege sind Gesundheitsdaten – besonders geschützte Daten nach Art. 9 DSGVO. Jede Cloud-Lösung bedeutet: Diese Daten verlassen Ihr Haus und liegen auf fremden Servern. Das ist rechtlich machbar, aber es macht Ihre Datenschutz-Dokumentation aufwendig – Auftragsverarbeitungsvertrag, Prüfung des Anbieters, bei US-Anbietern die Frage der Drittlandübermittlung. Und es schafft Abhängigkeiten: Fällt der Server oder die Internetverbindung aus, steht die Dokumentation.

Besondere Vorsicht gilt bei Angeboten, die Klientendaten zur Texterstellung an externe KI-Dienste in der Cloud schicken. Wer die SIS über einen Chatbot-Dienst formulieren lässt, übermittelt Gesundheitsdaten an einen Anbieter, dessen Verarbeitung er weder kontrolliert noch im Detail kennt – im Zweifel in die USA. Ohne wasserdichte Rechtsgrundlage und Auftragsverarbeitung ist das kein Graubereich, sondern ein Datenschutzverstoß, der bei einer Prüfung oder einer Beschwerde auf den Pflegedienst zurückfällt.

Checkliste für die Auswahl

• Wo liegen die Klientendaten – lokal bei Ihnen oder auf fremden Servern?
• Funktioniert die Software ohne Internetverbindung?
• Werden alle sechs Themenfelder und die Risikomatrix geführt abgefragt?
• Entsteht aus der SIS direkt die Maßnahmenplanung – konsistent, ohne Doppeleingabe?
• Formuliert die Software individuell aus Ihren Angaben oder liefert sie Textbausteine?
• Behält die Pflegefachkraft die Kontrolle – Prüfung und Freigabe vor jedem fertigen Dokument?
• Ist das Preismodell planbar – pro Dienst statt pro Nutzer oder pro Dokument?

Wie Dokuna diese Kriterien löst

Dokuna ist aus der Praxis eines ambulanten Pflegedienstes heraus entstanden und beantwortet jede dieser Fragen bewusst:

• 100 % offline: Dokuna läuft lokal auf Windows- und macOS-Rechnern in Ihrem Dienst. Klientendaten werden an niemanden übertragen – auch nicht an uns. Kein Server, keine Cloud, kein Internet nötig.
• Geführt durch alle sechs Themenfelder: Strukturierte Abfrage entlang des Strukturmodells, inklusive Eingangsfrage und Risikomatrix.
• Von der SIS direkt zur Maßnahmenplanung: Aus der fertigen SIS entsteht auf Knopfdruck die passende, individuelle Maßnahmenplanung – konsistent mit den Themenfeldern.
• Individuell pro Klient: Eigenwahrnehmung, Ressourcen und Besonderheiten fließen direkt in die Formulierungen ein – eine echte Hilfe auch für Fachkräfte, deren Muttersprache nicht Deutsch ist.
• Die Fachkraft entscheidet: Jedes Dokument wird von Ihrer Pflegefachkraft geprüft und freigegeben. Dokuna assistiert; die fachliche Verantwortung bleibt, wo sie hingehört.
• Ein Preis pro Dienst: 99 € pro Monat je Pflegedienst, unbegrenzte Nutzerzahl, einmalig 349 € Einrichtung und Einweisung. Für die ersten drei Pilotkunden: 49 € pro Monat im ersten Jahr, Einrichtung geschenkt.

Einen kompletten Durchlauf von den Grunddaten bis zum fertigen Maßnahmenplan zeigt das Video auf der Startseite – knapp zwei Minuten.

Häufige Fragen zur SIS-Software

Was ist eine SIS-Software?

Eine SIS-Software unterstützt Pflegefachkräfte dabei, die Strukturierte Informationssammlung nach dem Strukturmodell zu erstellen: die Eingangsfrage, die sechs Themenfelder und die Risikomatrix. Gute Lösungen erstellen aus der fertigen SIS auch direkt die Maßnahmenplanung, sodass beide Dokumente konsistent zueinander sind.

Muss eine SIS-Software in der Cloud laufen?

Nein. Klientendaten in der Pflege sind Gesundheitsdaten und damit besonders geschützte Daten nach Art. 9 DSGVO. Eine lokal installierte Lösung, bei der die Daten das Haus nicht verlassen, vermeidet Datenübermittlungen an Dritte vollständig und hält die Datenschutz-Dokumentation des Pflegedienstes einfach.

Ersetzt eine SIS-Software die Pflegefachkraft?

Nein. Die Software assistiert bei Struktur und Formulierung; die fachliche Einschätzung, Prüfung und Freigabe jedes Dokuments bleibt Aufgabe der Pflegefachkraft. Prüfungen bewerten, ob die Dokumentation zur realen Versorgung passt – das kann keine Software garantieren, nur erleichtern.

Was kostet Dokuna?

99 € pro Monat je Pflegedienst mit unbegrenzter Nutzerzahl, plus einmalig 349 € für Einrichtung und Einweisung. Die ersten drei Pilotkunden zahlen im ersten Jahr 49 € pro Monat; die Einrichtung entfällt. Alle Preise sind Endpreise gemäß § 19 UStG.

Dokuna ist ein Dokumentations-Hilfsmittel; die pflegefachliche Verantwortung für Inhalte und Freigabe verbleibt bei der Pflegefachkraft des Pflegedienstes. Rechtliche Hinweise zum Datenschutz sind allgemeine Informationen und ersetzen keine Rechtsberatung im Einzelfall. Angaben nach bestem Wissen, ohne Gewähr.