Ratgeber Pflegedokumentation

SIS-Frist nach Neuaufnahme: Bis wann muss die Doku stehen?

Von Jonas Jahrke · Stand: 24. August 2026

Die Versorgung hat begonnen, der Erstbesuch ist gelaufen – und im Hinterkopf tickt die Frage, bis wann die SIS eigentlich fertig sein muss. Die ehrliche Antwort: Ein Gesetz nennt dafür keinen Tag. Was es stattdessen gibt, ist eine klare fachliche Orientierung, eine Sache, die keinen Aufschub duldet, und eine Entscheidung, die Ihr Qualitätsmanagement treffen muss.

Was verbindlich ist: „zu Beginn der Versorgung“

Maßgeblich sind die Maßstäbe und Grundsätze für die Qualität und Qualitätssicherung nach § 113 SGB XI. Deren neue Fassung für die ambulante Pflege (Teil 1a und 1b) ist seit dem 1. Juli 2026 in Kraft und formuliert knapp: Zu Beginn der Versorgung führt der ambulante Pflegedienst eine Informationssammlung für jeden pflegebedürftigen Menschen durch.

Mehr steht dort nicht. Kein Datum, keine Stundenzahl, keine Wochenangabe. Auch die Landesrahmenverträge nach § 75 SGB XI, die die Details der ambulanten Versorgung im jeweiligen Bundesland regeln, enthalten typischerweise keine Frist für die SIS – ein Blick in den für Ihr Land geltenden Vertrag lohnt trotzdem. Wer also nach „der gesetzlichen SIS-Frist“ sucht, sucht nach etwas, das es nicht gibt. Welche Dokumentationspflichten sich überhaupt woraus ergeben – und für welche Klientinnen und Klienten die SIS gilt –, klärt der Ratgeber Ist die SIS Pflicht?

Die fachliche Richtgröße: sieben Tage

Konkreter wird das Projektbüro EinSTEP, das die Schulungsunterlagen zum Strukturmodell herausgibt. In der Fassung 3.1 vom Februar 2026 heißt es in einer Fußnote: Die Strukturierte Informationssammlung sollte in der Regel sieben Tage nach dem Einzug beziehungsweise dem Beginn der Versorgung – ambulant – abgeschlossen sein.

Zwei Einschränkungen in diesem Satz sind wichtig: „sollte“ und „in der Regel“. Das ist eine Empfehlung mit eingebauter Ausnahme, keine Frist. Wenn die Klientin in der ersten Woche ins Krankenhaus kommt oder das Erstgespräch aus guten Gründen verschoben werden musste, ist die SIS am achten Tag kein Mangel – sie braucht dann aber eine nachvollziehbare Begründung in der Dokumentation.

Der Medizinische Dienst stellt in seinen Hinweisen zur Umsetzung des Strukturmodells klar, dass die Entscheidung darüber, in welchem Zeitraum die erstmalig erhobene SIS erstellt wird, dem Pflege- und Qualitätsmanagement obliegt. Er nennt dort auch eine in der Praxis verbreitete Zeitspanne – dazu gleich mehr, denn um sie rankt sich ein hartnäckiges Missverständnis.

Was keinen Aufschub duldet: Risiken

Hier liegt der Punkt, der in der Praxis häufiger schiefgeht als die Frage nach dem richtigen Tag. Der Medizinische Dienst formuliert unmissverständlich: Unmittelbar zu Beginn der Versorgung sind entsprechende Informationen, die ein bestehendes Risiko begründen, zu dokumentieren.

Kommt beim Erstbesuch ein Sturz aus dem letzten Monat zur Sprache, eine offene Stelle am Steißbein, eine unklare Medikamenteneinnahme – dann wartet das nicht auf die fertige SIS in der kommenden Woche. Es gehört noch am selben Tag in die Dokumentation.

Entlastend ist dabei, dass der Ablageort frei bleibt: Im Rahmen der Qualitätsprüfungen wird nicht bewertet, in welchen Elementen des Pflegedokumentationssystems diese Informationen hinterlegt werden. Ein Eintrag im Berichteblatt oder in einer vorläufigen Notiz erfüllt die Anforderung genauso wie ein bereits ausgefülltes Themenfeld. Was zählt, ist, dass die Information vorhanden und auffindbar ist – und dass sie später in der Risikomatrix ihre fachliche Entsprechung findet.

Der Fahrplan für die ersten sieben Tage

Tag 0 – Versorgungsbeginn

Der Erstbesuch ist nach den Maßstäben und Grundsätzen verpflichtend; unter anderem wird dabei der Pflegevertrag nach § 120 SGB XI geschlossen. Fachlich gehören an diesen Tag drei Dinge: das Erstgespräch mit der Eingangsfrage im Originalton, eine erste Aufnahme der Situation in den sechs Themenfeldern – so weit das Gespräch trägt – und vor allem die sofortige Dokumentation aller risikobegründenden Informationen.

Tag 1 bis 7 – ergänzen und abschließen

Was Sie in den ersten Einsätzen beobachten, ergänzt und korrigiert das Bild aus dem Erstgespräch. Diese Beobachtungen fließen in die Themenfelder ein, bis die SIS trägt. Am Ende steht der Abgleich in beide Richtungen: Jede relevante Aussage der SIS bekommt eine Konsequenz im Maßnahmenplan, und keine Maßnahme steht dort ohne Begründung in der SIS. Wie Sie den Bogen Schritt für Schritt durchgehen, zeigt die Anleitung SIS ausfüllen.

Danach – Evaluation nach Anlass

Für die Aktualisierung gibt es ebenfalls keine starre Frist. Evaluationsanlässe werden individuell festgelegt – als Datum oder als Ereignis. Ein Krankenhausaufenthalt, ein Sturz, eine deutliche Verschlechterung: Das sind Anlässe, die eine Überprüfung auslösen, unabhängig vom nächsten Kalendertermin.

Woher die 24-Stunden-Angabe kommt

Kaum eine Zahl wird in Fortbildungen so oft genannt wie die 24 Stunden für eine vorläufige SIS. Die Quellenlage dazu ist zwiespältig, und das lohnt einen genauen Blick.

Das Papier des Medizinischen Dienstes von 2019 schreibt die Empfehlung ausdrücklich dem Projektbüro zu: Das Projektbüro EinSTEP habe das Vorgehen inzwischen konkretisiert und empfehle, innerhalb von 24 Stunden eine vorläufige SIS einschließlich Risikoeinschätzung zu erstellen und nach sieben Tagen eine überprüfte beziehungsweise ergänzte Fassung anzulegen. Wer sich auf diesen Satz beruft, zitiert korrekt.

In den aktuellen EinSTEP-Schulungsunterlagen selbst – Fassung 3.1 vom Februar 2026 – findet sich diese 24-Stunden-Regel jedoch nicht. Dort steht als Zeitangabe zur SIS nur die Empfehlung von sieben Tagen. Von einer vorläufigen SIS ist keine Rede.

Praktisch heißt das: Die 24 Stunden sind über das Papier von 2019 belegbar, aber sie stehen nicht in der Fassung der Schulungsunterlagen, die heute gilt. Wer sie als aktuelle EinSTEP-Vorgabe ausgibt, geht über die Quellenlage hinaus. Entscheidend ist ohnehin ein anderer Satz aus derselben Quelle: dass der Zeitraum der Entscheidung Ihres Pflege- und Qualitätsmanagements obliegt – und dass risikobegründende Informationen unabhängig davon sofort dokumentiert gehören.

Und die Eingewöhnungsphase nach vier bis sechs Wochen?

Auch sie wird gelegentlich auf die ambulante Pflege übertragen. Das Papier von 2019 nennt sie im Zusammenhang mit dem erneuten Gespräch nach dem Eingewöhnungsprozess und bindet sie ausdrücklich an die Qualitätsaussage und die Prüfkriterien der QPR vollstationär zurück; für die Tagespflege nennt es eine eigene Bezugsgröße. Für ambulante Dienste ist dort keine solche Frist vorgesehen.

Die Entscheidung gehört ins QM

Der wichtigste Satz für die Praxis steht in derselben EinSTEP-Fußnote wie die Sieben-Tage-Empfehlung: In jedem Fall sollte das Vorgehen durch eine Verfahrensanweisung einrichtungsintern geregelt sein.

Damit ist die Frage „bis wann?“ keine Ermessenssache der einzelnen Fachkraft im Einsatz, sondern eine Festlegung des Qualitätsmanagements. Eine brauchbare Verfahrensanweisung beantwortet vier Dinge: Bis wann liegt die SIS in der Regel vor? Was muss noch am Tag des Versorgungsbeginns dokumentiert sein? Wer ist zuständig, wenn die Regelzeit nicht zu halten ist? Und wo wird die Abweichung begründet?

Häufige Fragen zur SIS-Frist

Bis wann muss die SIS nach einer Neuaufnahme fertig sein?

Eine bundesweit verbindliche Tages- oder Wochenfrist gibt es nicht. Die Maßstäbe und Grundsätze nach § 113 SGB XI verlangen die Informationssammlung „zu Beginn der Versorgung“, ohne Zeitangabe. Als fachliche Orientierung nennen die EinSTEP-Schulungsunterlagen 3.1 sieben Tage: Die Strukturierte Informationssammlung sollte in der Regel sieben Tage nach Beginn der Versorgung abgeschlossen sein. Welcher Zeitraum in Ihrem Pflegedienst gilt, legt das Pflege- und Qualitätsmanagement per Verfahrensanweisung fest.

Gibt es eine verbindliche 24-Stunden-Frist für eine vorläufige SIS?

Eine Rechtsfrist ist sie nicht, und die Quellenlage ist zweigeteilt. Das Papier des Medizinischen Dienstes von 2019 schreibt dem Projektbüro EinSTEP die Empfehlung zu, innerhalb von 24 Stunden eine vorläufige SIS einschließlich Risikoeinschätzung zu erstellen und nach sieben Tagen eine überprüfte Fassung anzulegen. In den aktuellen EinSTEP-Schulungsunterlagen 3.1 vom Februar 2026 steht diese 24-Stunden-Regel dagegen nicht; dort findet sich als Zeitangabe nur die Empfehlung von sieben Tagen. Verbindlich festgelegt wird der Zeitraum ohnehin durch Ihr Pflege- und Qualitätsmanagement.

Was muss am ersten Tag der Versorgung dokumentiert sein?

Alles, was ein Risiko begründet. Der Medizinische Dienst formuliert das eindeutig: Unmittelbar zu Beginn der Versorgung sind entsprechende Informationen, die ein bestehendes Risiko begründen, zu dokumentieren. Wo diese Informationen abgelegt werden, ist frei – im Rahmen der Qualitätsprüfungen wird nicht bewertet, in welchen Elementen des Pflegedokumentationssystems sie hinterlegt sind. Sie müssen aber sofort vorhanden und auffindbar sein, nicht erst mit der fertigen SIS.

Gilt die Eingewöhnungsphase von vier bis sechs Wochen auch für ambulante Dienste?

Nach der Quellenlage nicht. Das Papier des Medizinischen Dienstes nennt das erneute Gespräch nach vier bis sechs Wochen im Rahmen des Eingewöhnungsprozesses und bindet es ausdrücklich an die Qualitätsaussage und die Prüfkriterien der QPR vollstationär zurück; für die Tagespflege nennt es eine eigene Bezugsgröße. Für ambulante Dienste ist dort keine entsprechende Frist vorgesehen. Ambulant zählen der Erstbesuch, die Informationssammlung zu Beginn der Versorgung und die individuell festgelegten Evaluationsanlässe.

Quellen: Maßstäbe und Grundsätze nach § 113 SGB XI, ambulant, Teil 1a und 1b (in Kraft seit 01.07.2026) · EinSTEP – Schulungsunterlagen zum Strukturmodell (Fassung 3.1, Februar 2026) · MDS (heute MD Bund), Hinweise zur Umsetzung des Strukturmodells, Oktober 2019

Dieser Ratgeber ist eine praktische Anregung und ersetzt weder Rechtsberatung noch die pflegefachliche Einschätzung im Einzelfall. Die Festlegung des Zeitraums für Ihren Pflegedienst verantwortet Ihr Pflege- und Qualitätsmanagement, den Inhalt der Dokumentation die zuständige Pflegefachkraft.