Ratgeber Pflegedokumentation

KI in der SIS®: Was erlaubt ist und was nicht

Von Jonas Jahrke · Stand: 11. Oktober 2026

Spracherkennung, Textvorschläge, automatische Auswertungen: Immer mehr Programme versprechen, die Pflegedokumentation mit künstlicher Intelligenz zu erleichtern. Für die SIS® (Strukturierte Informationssammlung) gibt es dazu seit Mai 2026 klare Leitplanken. Das neue Anforderungsprofil 3.0/3.1 widmet neuen Technologien ein eigenes Kapitel. Dieser Ratgeber fasst zusammen, was es erlaubt, was nicht und worauf Sie als Pflegedienst achten sollten.

Woher die Regeln kommen

Das Anforderungsprofil für die Abbildung des Strukturmodells in Dokumentationssystemen legt fest, wie Software die SIS® und das Strukturmodell mindestens umsetzen muss. Die Version 3.0/3.1 vom Mai 2026 enthält dazu ein eigenes Kapitel 5 „Neue Technologien und das Strukturmodell“. Ergänzend äußern sich die EinSTEP-Schulungsunterlagen 3.1 vom Februar 2026 in einem eigenen Abschnitt zu künstlicher Intelligenz. Einen Überblick über das ganze Profil gibt der Ratgeber SIS®-Anforderungsprofil 3.0/3.1.

Was ausdrücklich erwünscht ist

Das Profil sagt klar: Die assistierende Rolle von Technologie ist erwünscht. Vorschläge zur Maßnahmenplanung, zu Risikoeinschätzungen oder zu Evaluationszeitpunkten können hilfreich sein. Die Schulungsunterlagen nennen weitere Beispiele:

• Spracheingabe: gesprochene Notizen automatisch verschriftlichen, in allen Schritten des Strukturmodells
• Sprache: mehrsprachige Eingaben, sprachliche Korrektheit, Übersetzung in einfache oder leichte Sprache
• Übersicht: Informationen aufbereiten, etwa den Maßnahmenplan nach Tageszeit, Schicht oder nur Behandlungspflege filtern
• Gegenlesen: Plausibilitätsprüfungen als Hilfe beim kritischen Gegenlesen der SIS®

Ein wichtiger Hinweis aus den Schulungsunterlagen: Assistenz ist nicht automatisch dasselbe wie KI. Schon einfache Filterfunktionen können die Arbeit unterstützen.

Was nicht erlaubt ist

Alle neuen Funktionen müssen sich laut Profil „vollständig innerhalb des definierten Rahmens“ bewegen (Anforderungsprofil 3.0/3.1, Kapitel 5). Daraus folgen klare Grenzen:

• Kein automatisches Befüllen: Themenfelder und Risikomatrix befüllt ausschließlich die Pflegefachperson. Ein System, das SIS®-Felder automatisch füllt, reduziert oder verändert, kann laut Profil die Fachlichkeit einschränken.
• Keine vorausgefüllte Matrix: Eine automatische Vorbelegung der Matrix aus den Themenfeldern ist ausgeschlossen – und umgekehrt.
• Keine automatische Maßnahme: Ein „Ja“ in der Matrix darf nicht automatisch eine Maßnahme im Plan erzeugen. Die Entscheidung liegt bei der Pflegefachperson.
• Keine automatische Grundbotschaft: Die Grundbotschaft befüllt nur die Pflegefachperson von Hand – keine Übernahme aus der SIS®, keine Textbausteine.
• Übernahme nur nach Prüfung: Inhalte aus technischen Systemen dürfen nur nach Validierung durch Pflegefachpersonen in die Themenfelder. Erzeugte Inhalte ersetzen nicht das persönliche Gespräch mit der pflegebedürftigen Person.

Vorschläge müssen nachvollziehbar bleiben

Das Profil verlangt, dass Vorschläge transparent nachvollziehbar bleiben und die eigenverantwortliche Entscheidung der Pflegefachperson niemals ersetzen. Die Schulungsunterlagen werden noch deutlicher: Vorschläge eines Assistenzsystems sind immer nur ein Angebot oder eine Empfehlung. Idealerweise begründet das System seine Vorschläge und macht seine Funktionsweise durchschaubar. Gerade bei KI sei das eine große Herausforderung, weil ihre Entscheidungswege oft schwer nachvollziehbar sind.

Das Profil nennt auch Gefahren, die die Pflegewissenschaft im Blick behalten soll:

• die schleichende Übernahme scheinbar objektiver Systemvorschläge
• der Verlust der eigenen Formulierungskraft durch vorgefertigte Textbausteine
• die schleichende Abgabe von Vorbehaltsaufgaben nach § 4 Pflegeberufegesetz an technische Systeme

Die Schulungsunterlagen fassen es so: KI soll ein Werkzeug zur Stärkung der Fachlichkeit sein, kein Ersatz. Systeme dürfen nicht entmündigen oder so tun, als könnten sie das fachliche Urteil der Pflegenden ersetzen.

Die Pflegefachkraft entscheidet

Am Ende steht immer dieselbe Regel: Die Steuerung des Pflegeprozesses ist Aufgabe der Pflegefachperson. Das Profil schließt sein KI-Kapitel mit dem Gedanken, dass neue Technologien die Fachlichkeit unterstützen sollen, die Einschätzung der Pflegefachperson aber weder ersetzen noch schwächen dürfen. Für die Praxis heißt das: Jeder Satz, jedes Kreuz und jede Maßnahme muss die Fachkraft gesehen, verstanden und bewusst übernommen haben.

Datenschutz: allgemeine Hinweise

Laut Profil brauchen Pflegeeinrichtungen eine klare Regelung, wie Technik in die tägliche Praxis eingebunden wird. Datenschutz und informationelle Selbstbestimmung der pflegebedürftigen Personen sind dabei zu beachten. Technik ist kein Selbstzweck: Ihr Einsatz rechtfertigt sich nur durch einen nachweisbaren Nutzen für Pflegequalität, Arbeitszufriedenheit und Lebensqualität.

Praktisch lohnt vor jeder Entscheidung die Frage, wohin die Daten gehen. Pflegedaten sind Gesundheitsdaten. Schickt ein Programm Klientendaten zur Texterstellung an einen externen KI-Dienst, verlassen sie Ihren Dienst. Fragen Sie daher, welcher Anbieter die Daten verarbeitet, wo seine Server stehen und welche Verträge dafür bestehen. Bei Fragen im Einzelfall hilft Ihre Datenschutzbeauftragte oder Ihr Datenschutzbeauftragter weiter.

So macht es Dokuna

• Keine KI-Dienste: Die Formulierungen entstehen in Dokuna selbst aus den Angaben der Fachkraft. Klientendaten gehen an keinen KI-Anbieter.
• Kein automatisches Befüllen: Die Fachkraft klickt an und schreibt, was sie im Gespräch erfahren hat. Sie prüft und entscheidet alles. Feld B bleibt Freitext im O-Ton der Person.
• Risikomatrix: nur die fünf Original-Risiken plus „Sonstiges“. Vorschläge erscheinen nur aufgehellt, die Fachkraft kreuzt selbst an.
• Prophylaxen: nur als Vorschlag, nichts wird automatisch in den Plan übernommen.
• Grundbotschaft: ein freies Feld, das nur die Fachkraft selbst schreibt.
• Leitfragen: im Originalwortlaut einsehbar, als Orientierung beim Schreiben.
• Klientendaten: bleiben im Speicherort des Pflegedienstes, nicht auf dem Dokuna-Server.

Mehr zu Datenschutz und Auswahlkriterien im Ratgeber SIS-Software: Worauf es ankommt.

Häufige Fragen

Darf eine KI die SIS® ausfüllen?

Nein. Themenfelder und Risikomatrix befüllt laut Anforderungsprofil 3.0/3.1 ausschließlich die Pflegefachperson. Inhalte aus technischen Systemen dürfen nur nach Prüfung durch die Pflegefachperson übernommen werden. Sie ersetzen nicht das persönliche Gespräch mit der pflegebedürftigen Person.

Ist Spracheingabe bei der SIS® erlaubt?

Ja, als Hilfe beim Erfassen. Die EinSTEP-Schulungsunterlagen 3.1 nennen Spracheingabe ausdrücklich als wertvolle Unterstützung. Die Entscheidung, ob eine Information endgültig in die Dokumentation übernommen wird, bleibt aber immer bei den Pflegenden.

Wer trägt die Verantwortung, wenn eine Software Vorschläge macht?

Die Pflegefachperson. Vorschläge eines Assistenzsystems sind laut Schulungsunterlagen immer nur ein Angebot oder eine Empfehlung. Das Anforderungsprofil betont, dass sie die eigenverantwortliche Entscheidung der Pflegefachperson niemals ersetzen dürfen.

Nutzt Dokuna KI?

Nein. Dokuna nutzt keine KI-Dienste. Die Formulierungen entstehen in Dokuna selbst aus den Angaben der Fachkraft. Klientendaten gehen an keinen KI-Anbieter. Vorschläge sind als Vorschläge erkennbar, die Fachkraft prüft und entscheidet.

Vertiefung

Quellen: Anforderungsprofil für die Abbildung des Strukturmodells in Dokumentationssystemen, Version 3.0/3.1, Mai 2026, Kapitel 5 sowie Nr. 6, 11, 14 und 18 · Projektbüro EinSTEP: Informations- und Schulungsunterlagen 3.1, Februar 2026, Kapitel I Abschnitt 3.3 und Kapitel III „Assistenzfunktionen“

Dieser Ratgeber gibt die genannten Unterlagen nach bestem Wissen in eigenen Worten wieder und ersetzt keine Rechts- oder Datenschutzberatung im Einzelfall. Angaben ohne Gewähr.